Lillehammer Ro- og kajakklubb

Referat fra styremøte 3. mars kl 18-20 2008
Tilstede: Peter, Jacob og Kai, Grim og Frode hadde meldt avbud.
 
1) Orienteringssaker:
a) Vi har ikke motatt tippemidler fra kommunen, det tar litt tid.
b) Vi har motatt kr 3000 i støtte
c) Vi har motatt registrerings papirer fra Brønnøysund på vårt nye organisasjonsnummer.
d) LOT har to interessante turer: 7. juni kl 12 på Vingnes v Per Tore og 13.-15. juni Kanotur til Fjorda ved Ø.Nyfløt
e) Innkalling til FNF 6. mars på Biri. Frifo om modell for drift av FNF. Utfordring: hvordan kan medlemsforeningene "forplikte" seg til samarbeid i FNF, og hva er det naturlig å samarbeide om?
f) Innkalling til årsmøte i Lillehammer idrettsråd 5. mars kl 19. Ordinært årsmøte hvor idrettsrådet arbeider med å styrke idrettens rolle og rammevilkår, foretar prioriteringer på vegne av idrettslagene, dokumentere og synliggjøre idrettens lokale omfang, samt utvikle lokale idrettspolitiske handlingsprogram.
 
2) Avtaler
Vi har forskjellige avtaler i klubben som primært går på leie av arealer, men også utleie av våre egne båter
 
a) Vinterutleie av ledig areal
I dag leier vi ut areal om vinteren til fire båter og en moped.
Tiltak: Båter bør være merket med navn, og telefonnummer.
 
b) Årsutleie av kajakkplasser
Vedtak: Ordning med gratisplasser for kajakker brukt til kurs erstattes med å betale for eventuell leie av kajakker til kurs.
Leien betales forskuddsvis, med utsending av giro medio april.
Tiltak-1: Jacob går gjennom oversikten og sender ut giro til de som er kjent og får hjelp av JanM til å identifisere de som er ukjent.
Tiltak-2: Ved utsendelse av giro for padlesesongen 2008 sendes det med en eller fler klistrelapper med navn, adresse og telefon for feste bak på og oppi private kajakker. Klistrelappen kan fungere som en årsavgift ala bil med ulik farge hvert år.
Tiltak-3: Vi bruker medlemsregister til å håndtere tilleggstjenestene med lagerleie av kajakkplasser.
 
c) Leieavtale for Stiftelsen Mjøsen Lange i naustet på Vingnes.
Stiftelsen ble invitert til klubben i 1997 etter et samarbeid om klubbens 65 års jubileum og med en intensjon for å styrke ro miljøet i klubben.
I år 2000 inngikk klubbene en intensjonsavtale om å ha to felles arrangementer hvert år. Det ene var historisk tur til Kastrud borgen og den andre var felles arrangement på Helgøya. Deltakelsen på disse arrangementene har avtatt.
Vedtak: Forslag om å videreføre leieavtalen i sin nåværende form
 
d) Rutine for utleie av egne båter
Her har vi de siste årene brukt samme skjema. Nederst på skjema står kontonr.
Tiltak: Årets utleieskjema bør ha en lomme under med giroer hvor det er presistert at leie av utstyr betales senest etter en uke.
 
3) Dokumentasjon av regnskapsrutiner
a) Regnskap og revisor
På årsmøte for 2007 og 2006 ble det påpekt ulike sider ved bokføringen av renskap. Med utgangspunkt i NIFs regnskapsregler har vi laget tre rutiner for føring av regnskap, revisors  oppgaver og rapportering.
Vedtak: forslagene innarbeides i klubbens regnskaps og revisjonsrutiner
- Regler for regnskapsføring i LRKK
- Valgt revisors plikter i LRKK
- Krav til rapportering fra revisor.
 
b) Registre
I tilegg ble det på årsmøte bedt om å synliggjøre klubbens verdier i form av inventar og båtregister samt oversikt over medlemmer og medlemmers leie av kajakkplass, sammen med en rutine for purring på fordringer.
Vedtak:
- Forelagt inventar og båtregister gjennomgås og fremlegges oppdatert på neste årsmøte
 
c) Medlemsregister
Vi lager en "flettegiro" hvor vi skriver ut hvilke opplysninger vi har i dag om hvert enkelt medlem/familie og hvor de opplysningene vi mangler kommer tydelig frem, slik at medlemmene kan sende korrigerte opplysninger til kasserer. For nye medlemmer har vi på nettet presisert:
"Familiemedlemskap gjelder alle som er bosatt i samme husstand. Vi trenger navn og fødselsår og dato på alle i husstanden som ønsker å være medlemmer som er seks år eller eldre."
Medlemsgiro sendes ut medio april ca en mnd før 15. mai.
Betaling for lagring av kajakker betales forskuddsvis. Det vil si at betalingen gjelder fra kommende vår til neste vår.
 vedtak:
- Klubbens medlemsregister legges inn på internett
For å få dette til må vi ha fødselsdato for alle medlemmene.
 
4) Revisjon av basis lovnorm
Vedtak: Vi innarbeider revisjon av ny basis lovnorm for idrettslag (av 16. januar 2008) og foreviser revisjonen for idrettskretsen før vedtak på neste årsmøte
 
5) HMS dokumentasjon
På årsmøte ble det redegjort for og svart på spørsmål om pågående arbeid med HMS dokumentasjon. Styrets utkast fra mai 2007 er lagt ut på nettet. Vi bør ha ferdig en versjon til kommende padlesesong, hvor vi har definert HMS beskrivelser for de viktigste aktivitetene som er planlagt gjennom klubben og annonsert i terminlisten innenfor de områdene vi har aktiviteter.
Vedtak: Frode legger fram et revidert HMS dokument til bruk i klubben.
 
6) Turkoordinator.
På årsmøtet ble det vedtatt at styret finner en person som er egnet, og som ønsker å være turkoordinator i klubben.
Vi har ikke motatt noen forslag ennå, og må henvende oss til aktuelle kandidater.
 
7) Opplæring
Årsmøtet vedtok at klubben "etablerer en gruppe på tre personer som skal ha ansvar for planlegging og gjennomføring av klubbens havkajakk kurs. Og videreutvikling av kursene. Videre skal gruppen jobbe for å finne instruktører som ønsker å utdanne seg til NPF aktivitetsledere. Målet er at klubben kan holde NPF godkjente kurs og dele ut våttkort på våre nybegynnerkurs."
Vedtak: Styret har fått forslag på at Jan Flohr, Therese Visted og Hanne Jarman Larsen utgjør opplæringsgruppa
 
8) Terminliste
Terminlisten bør være ferdig til 16. april slik at det som da er klart kan sendes ut sammen med årestaket og giro samme uken.
Vedtak: Vår og høstdugnad settes til mandag 19. mai og 13. oktober kl 18
 
9) Neste møte
Vi tar neste møte etter påske.
Mandag 14. april kl 18-20
 
Kai