Lillehammer Ro- og Kajakklubb

Privatlivspolitikk– GDPR

Sist revidert: 11.01.23

LRKK’s ansvar for personvern

Vi behandler personopplysninger og har derfor vedtatt denne privatlivspolitikken, som kort forteller deg hvordan vi behandler personopplysningene dine for å sikre en fair og gjennomsiktig behandling.

Gjennomgående for vår databehandling er at vi kun behandler personopplysninger til bestemte formål og ut fra berettiget/legitime interesser. Vi behandler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å oppfylle de angitte formålene.

Kontaktopplysninger på dataansvarlige

Styret i Lillehammer Ro-og Kajakklubb er dataansvarlige og vi sikrer at dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontakt oss: Lrkk.no/kontakt oss

Postadresse: Pb 422, 2603 Lillehammer

Besøksadresse: Strandgata 25 på Vingnes

Organisasjonsnummer: 992307099

Behandling av personopplysninger for medlemmer

Alminnelige personopplysninger:

Navn, adresse, mobilnummer, mail, fødselsdato

Innmeldelsesdato, kontingent (barn, voksen, familie)

Styreverv og andre verv i relasjon til klubben

Andre opplysninger:

Bankkontonummer for de som ofte har utlegg for klubben

Padlet antall km.

Her innsamler vi opplysningene fra:

Vanligvis fra deg. I noen tilfeller kan det være fra andre kilder f.eks Min-Idrett/klubbadmin.

Foreningens formål med behandling av dine personopplysninger:

• Vi behandler dine personopplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grunn.
• Lovlige grunner til behandling er:
• Klubbens berettiget /legitime interesse  i å behandle opplysningene dine (interesse avveiingsreglen)
• At det er nødvendig for å oppfylle kontakt med deg.
• Behandling etter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

Formålene med behandling av medlemsopplysninger:

• Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingent-oppkreving
• Som ledd i klubbens idrettsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlegging, gjennomføring og oppfølging.
• Oppfyllelse av lovkrav
• Utbetaling av refusjoner og liknende
• Administrasjon av din relasjon til oss

Formål med behandling av opplysninger på styremedlemmer, utvalgsmedlemmer og kursholdere.

• Håndtering av styrets, utvalgsmedlemmenes og kursholdernes verv og plikter i klubben.
• Overblikk over forbedring av erfaringer og kompetanser, herunder kurser
• Oppfyllelse av lovkrav
• Utbetaling av godtgjørelser, refusjoner, lønn etc.
• Administrasjon av din relasjon til oss.

Vi behandler kun personopplysninger ut ifra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsopplysninger på bakgrunn av interesseavveiingsreglen, vil denne behandlingen utelukkende være motivet av berettiget/legitime interesser som:

• Utøvelse av idrettsaktivitet herunder opprettelse av Rokort
• Håndtering av medlemsrettighetene dine i henhold til vedtekter mv. herunder i forhold til årsmøtet.
• Oppfyllelse av medlemsplikter, herunder oppkrevning og betaling av kontingent.
• Avholdelse av sosiale arrangementer, idrettslige aktiviteter og andre aktiviteter.
• Bruk av situasjonsbilder tatt i klubben i forbindelse med en konkret aktivitet eller arrangement i klubben.
• Videreformidling av dine alminnelige personopplysninger til «min idrett» i relevant og nødvendig omfang i forbindelse med idrettsaktivitet.’
• Av praktiske og administrative hensyn oppbevarer vi dine alminnelige medlemsopplysninger etter din utmeldelse av klubben.
• Bevaring av opplysninger med historiske verdi.

Samtykke

Oftest vil vår behandling av dine personopplysninger basers seg på et annet lovlig grunnlag enn samtykke. Vi innhenter derfor kun samtykket ditt når det i sjeldent tilfelle er nødvendig  for å behandle dine personopplysninger til de formål der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi innhenter samtykket ditt, er det frivillig om du vil gi samtykke og du kan til enhver tid trekke det tilbake ved å gi oss beskjed om det.

Bilder på hjemmesiden og Facebook

Alminnelige situasjonsbildet fra aktiviteter og arrangementer i klubbregi kan som utgangspunkt fritt legges på hjemmeside etc. Det anbefales dog og få muntlig ok fra de personene som kan kjennes igjen på bildene.

Videreformidling av dine personopplysninger

I forbindelse med idrettsaktiviteter skjer dere videreformidling av opplysninger om deltakelse og resultater til relevante idrettsorganisasjoner.

Det skjer videreformidling av opplysninger om utvalgsledere og kursholdere i relevans til organisasjoner som klubben er medlem av.

Klubben videreformidler ikke personopplysninger til firmaer til markedsføring uten samtykket ditt.

Hvem kan se opplysningene dine:

På Rokort som alle flatvann/hav-padlene bruker til å registrere turer på vannet og reservere kajakker i, kan følgende ses:

Navn og antall roet km for sesongen

Utvalgte styremedlemmer, herav kasserer og medlemsansvarlig har videre adgang til å se fødselsdato innmeldelses dato og opplysninger om betalt medlemskontingent.

Hvordan skal du forhodle deg til GDPR:

De opplysningene du kan finne om andre medlemmer på Rokort kan ikke videreformidles til en privat virksomhet der vil markedsføre produkter overfor klubbens medlemmer.

Hvis du i forbindelse med klubbaktiviteter eller arrangementer mottar en liste med øvrige deltakeres navn, tlf, mail etc kan ikke disse videreformidles til andre.

Oppbevaring og sletning av personopplysningene dine:

Vi har ulike oppbevaringsperioder alt etter om vi behandler opplysningene dine som medlem av klubben eller som annonsør.

Medlemmer:

Vi oppbevarer opplysningene dine etter medlemskapets opphør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Av hensyn til tilskudd vi mottar fra diverse eksterne som f.eks Lillehammer kommune, spillemidler
• Av hensyn til klubbens historikk og administrative hensyn

Annonsører:

Vi vil oppbevare navn på annonsører så lende de har historisk verdi for klubben.

Dine rettigheter:

Du har en rekke særlige rettigheter etter persondataforordningen, når vi behandler personopplysninger om deg:

• Retten til å blir opplyst om behandling av data
• Retten til innsikt i egne personopplysninger
• Retten til beriktigelse
• Retten til sletting. Du har rett til å bli slettet ved utmeldelse.
• Retten til begrensning av behandling
• Retten til dataportabilitet(utlevering  av data i et alminnelig anvendt format)
• Retten til innsigelse

Du kan alltid gjøre bruk av rettighetene dine, herunder innsigelse mot vår behandling, ved å henvende til styret.

Hvis du henvender deg med en anmodning om å få rettet eller slettet personopplysningene dine, vil vi gjennomføre endringene og sletting så hurtig som mulig.

Du kan alltid inngi en klage til en datatilsynet som er myndigheten for å overvåke GDPR.

Vi forbeholder oss retten til å foreta endringer i denne privatlivspolitikk etter behov. Ved endringer vil dato øverst i dette dokumentet bli endret. Den til enhver tid gjeldende privatlivspolitikk vil være tilgjengelig på hjemmesiden LRKK.no